هل تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبلفي الآونة الأخيرة ، خضع تخصص إدارة المكاتب ، لا سيما خلال العقد الماضي ، والهيمنة المتزايدة للتطبيقات التقنية والعمل عن بعد ، إلى تغيير جذري في متطلبات وغرض هذا العمل ، حيث لم يعد الأمر يتعلق فقط بالعناية الروتينية مسؤوليات مثل الاحتفاظ بالملفات المهمة حتى عودتها وتنظيم الملفات المتعلقة بالعاملين وبيانات المؤسسة ، فقد تحولت المشكلة في العديد من الشركات لجعلها وظيفة متطورة بمتطلبات أكثر تخصصًا ، وفي هذه المقالة ، يستعرض موقعنا معك أكثر معلومات مهمة حول تخصص إدارة المكاتب ووظائفها وأنواعها ، سواء كان لها مستقبل أم لا.
تعريف تخصص الإدارة المكتبية
الموظف الذي يعمل في إدارة المكتب يسمى “مدير المكتب”. يرتبط هذا المسمى الوظيفي بالعديد من المهام الأساسية التي يضطلع بها مدير المكتب بشكل دوري وروتيني. ومع ذلك ، قد تختلف هذه المهام من مؤسسة عمل واحدة. على سبيل المثال ، تختلف وظيفة مدير المكتب في المؤسسات الأكاديمية مثل الجامعات. نبذة عن مدير المكتب في مؤسسة تجارية ، وكذلك مدير المكتب في مؤسسة حكومية ، وما إلى ذلك ، ولكن هناك العديد من المهام الرئيسية الموجودة في جميع أنواع تخصصات إدارة المكاتب تقريبًا ، مثل تنظيم الملفات المهمة وكذلك الاجتماعات مع صناع القرار والمسؤولين والمهام المتعلقة بالاتصالات والموارد البشرية.
هل تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل
نعم ، والإجابة على هذا السؤال من جزأين. يتعلق الجزء الأول بالمؤسسات والمؤسسات الأكاديمية وغيرها من مؤسسات العمل التي لا تزال تعتمد على النظام الإداري الروتيني للقيام بالأعمال المعتادة ، والتي يقوم بها مسؤول إدارة المكتب ، وفي هذه الحالة من المتوقع أن تكون هناك حاجة إلى سيستمر هذا التخصص ، ولكن بمعدل نمو بطيء ، بينما يتعلق الجزء الآخر بالمؤسسات التي تبنت نهج التحول الرقمي واستخدام التكنولوجيا ، مما سيسمح بمزيد من النمو المتقدم في تخصص إدارة المكاتب ، الأمر الذي سيحتاج بلا شك إلى العنصر البشري لتنفيذه ، ولكن مع المزيد من المتطلبات الوظيفية مثل قدرته على إدارة التكنولوجيا والبرمجيات التي تسهل التحكم في النسخ الاحتياطي للملفات ومعالجة الاستفسارات أو العملاء وتنظيم البيانات المتعلقة بالمنظمة ، إلخ.
معلومات عن دراسة الإدارة المكتبية
تدرس العديد من الجامعات تخصص إدارة المكاتب باعتباره تخصصًا وظيفيًا فريدًا في حد ذاته يتطلب دراسة أكاديمية لتلبية احتياجات سوق العمل ، خاصة مع تطور التكنولوجيا التي حولت هذه الوظيفة من مجرد وظيفة تنظيمية.روتين في وظيفة مع مختلف أسلحة واحتياجات كوادر مؤهلة وتعتبر هذه المواد من أهم المواد أو الدورات التدريبية التي يتم تدريسها في هذا التخصص في معظم الجامعات:
- ادارة اعمال.
- الموارد البشرية.
- ادارة اعمال.
- تطبيقات الحاسوب وبرامج الحاسوب.
- كتابة تقنية.
- الاتصالات الإدارية.
- القدرة على الكتابة على لوحة مفاتيح.
- إدارة الوقت.
- اقتصاد.
- إدارة الجودة.
- إجراءات السكرتارية.
طبيعة العمل في تخصص الإدارة المكتبية
من المتوقع أن يعمل حامل شهادة جامعية في تخصص إدارة المكاتب في عدد من المناصب المتنوعة مثل المساعد الإداري أو السكرتير الخاص أو منسق الموارد ، ومن المتوقع أن تعتمد وظيفة مديري المكاتب على شهادة التدريب الأكاديمي و ليست مجرد خبرة سابقة ، فهي لمن حصل على درجة البكالوريوس في تخصص إدارة المكاتب أو إدارة الأعمال بشكل عام ، فإن وظيفة مكتب مدير المكتب تتكون من إدارة عدد من المهام الأساسية التي تعتمد على التنظيم الإداري. على وجه الخصوص ، يمكن الإشارة إلى أن طبيعة عمل مدير المكتب هي إدارة أعمال السكرتارية والتعامل مع الأشخاص في المكتب. داخل وخارج مؤسسة العمل ، وكذلك تطبيق التقنيات الحديثة لتنظيم وتخطيط السجلات ، وإعداد مشاريع مكتبية ، وممارسة مهام الطباعة.
المهارات اللازمة لتخصص الإدارة المكتبية
نظرًا لأن مديري المكاتب هم أول نقطة اتصال داخل منظمة العمل أو العمل ويحتاجون إلى خلق بيئة عمل رائعة كمساعدين تنفيذيين ، ولهذا السبب يمكن القول أن التخصص في إدارة المكاتب له مستقبل مشرق ، ولكن إذا كان يتم العمل على تطوير المهارات الشخصية التي تحاكي التغييرات المفروضة في الوقت الحالي من الناحية الفنية والتكنولوجية ، وهنا أهم المهارات المطلوبة للتخصص في إدارة المكاتب:
- مهارة التواصل الفعال: يجب أن يتمتع مدير المكتب بقدرة قوية على التواصل مع العملاء أو الموظفين ، أو تحمل المسؤولية في العمل ، وذلك ببساطة لأنه نقطة الاتصال بين جميع هذه الفئات ، وبالتالي فهو يتمتع بمكانة ممتازة لتحسين سمعة المؤسسة وبناءها. يثق.
- التعامل مع الكمبيوتر: تعتبر هذه المهارة من أهم المهارات المدرجة في قائمة المهارات الصعبة أو المهارات التي تأتي مع التعلم. من الترتيب المعتاد.
- إدارة الوقت: بالتأكيد يجب أن يكون مدير المكتب أكثر تميزًا في إدارة الوقت من أي شخص عادي ، وبفضل هذه المهارة يمكنه تنظيم جميع الأعمال والمهام على أساس زمني مناسب يضمن الكفاءة المطلوبة دون انقطاع العمل ، ولهذا نجد أن العديد من الكليات المتخصصة في إدارة المكاتب تدرس الوقت الإداري في مادة ما.
- مهارة التفاوض: يرتبط منصب مدير المكتب بقدر معين من التفاوض ، على سبيل المثال ، يمكنه التفاوض بشأن الميزانية أو الحصول على امتيازات لشركته أو مدير أعماله أو المؤسسة ، وغيرها من الأمور التي تتطلب التفاوض مع شخص آخر الحزب لتعزيز الامتيازات أو بناء علاقات مع الشخصيات والكيانات الأخرى لضمان أفضل حل وسط يناسب الجميع.
شاهد أيضًا: كيف يمكنني الحصول على درجة عالية في إنجازي؟
ما هي الاتجاهات المستقبلية لتخصص الإدارة المكتبية
تتغير الوظائف باستمرار حسب متطلبات العصر والفترة الحالية. اختفت العديد من الوظائف لأنها لم تكن قادرة على التطور بطريقة تجعلها في أمس الحاجة إليها ، خاصة مع انتشار التكنولوجيا التي أصبحت قادرة على القيام بمهام متعددة ، وتعتبر هذه الوظائف تخصصًا. تحتاج إدارة المكاتب إلى تطوير وظيفي الآن وفي المستقبل ، وإليك الاتجاهات التي يمكن أن يتخذها مدير المكتب:
توسيع المهارات
مع تزايد عدد الوظائف التي يتم تشغيلها آليًا ؛ من الضروري أن يكون لدى مدير المكتب مهارات شخصية أكثر تطوراً تمكنه من إدارة هذه التقنية التي حلت محل الأوراق المتكدسة ، وكيفية إدارة البرامج على أجهزة الكمبيوتر ، وخاصة البرامج التي تركز على عمل إدارة المكتب مثل كبرامج نصية وجداول وبيانات ، ويحتاج إلى إتقانها ، وليس فقط معرفتها.
ريادة الأعمال
سيكون من الضروري لمهنيي إدارة المكاتب اتباع نهج ريادي متزايد في تخصصاتهم ، وبالتالي يجب أن يتمتع مدير المكتب بخلفية قوية في مبادئ الإدارة التجارية والتقنية ، فضلاً عن المهارات المتعلقة بالتفاوض وإعداد الميزانية والإشراف والاتصالات الإلكترونية. الذين تحولوا إلى وسائل التواصل الاجتماعي وأصبحوا أساسيين في التعامل مع العملاء أو الاستفسارات المختلفة.
شمول التخصص
من المتوقع أنه خلال العقد القادم ، لن يصبح لقب إدارة المكتب كافياً لنقل اتساع وعمق المهارات الوظيفية والخبرات لأصحاب هذه المهنة ، وبالتالي ؛ سيتم تقسيم هذا التخصص إلى عدة تخصصات فرعية أكثر تخصصًا ، على سبيل المثال ، سنجد منصب منسق الموارد ، والذي يتمثل فقط في توظيف العمال المؤهلين تأهيلا عاليا والموارد المناسبة ، وكانت هذه المهمة من بين المهام العديدة سيكون هناك أيضًا وظيفة فرعية أخرى مثل مراقب سير العمل ، الذي سيعمل مالكه هو الإشراف على مهمة المنظمة والتأكد من أن المهنيين يتلقون الدعم والموارد اللازمة وأداء عملهم وعملهم تنسيق كامل لاستخدام موارد الشركة.
أهمية تخصص الإدارة المكتبية
تكمن أهمية التخصص في إدارة المكاتب في حقيقة أنه يضمن المعالجة الدقيقة وتوازن تدفق العمل داخل المنظمات على اختلاف أنواعها وتخصصاتها ، وبالتالي فهي مرتبطة بدرجة الدقة التي تحتويها المنظمة في التنسيق والحفاظ على الموارد و تخزين البيانات المهمة ، وهذا العمل مرتبط بمهمة الإشراف التسويقي ، والتي تعتبر ذات أهمية كبيرة للمؤسسات الصناعية والتجارية ، وهذا يضاف بالتأكيد إلى حقيقة أن مدير المكتب هو المسؤول عن مراقبة سير العمل وتقييم النتائج في المجال ومعرفة وجهة نظر العملاء وآرائهم ، وربما تشير كل هذه النقاط إلى أن هذا التخصص له مستقبل محتمل ، لكن الاختلاف سيكون في كيفية اختيار وتحديد من هو المؤهل لهذه الوظيفة بناءً على خلفيتهم الأكاديمية وخبرتهم ، والمهارات الشخصية والتقنية. بهذا نختتم مقالنا ، هل للتخصص في إدارة المكاتب مستقبل أجبنا فيه على هذا السؤال بعرض مفصل لتعريف التخصص في إدارة المكاتب والمعلومات المتعلقة بالدراسات الأكاديمية وطبيعة العمل الوظيفي لمدير المكتب ، كما ناقشنا مستقبل هذا التخصص واتجاهاته الجديدة.
